Verplichte e-facturatie vanaf 1 januari 202617 Maart 2025
Vanaf 1 januari 2026 verplicht de Belgische overheid alle btw-plichtige ondernemingen hun transacties te versturen aan de hand van het gestructureerde elektronische facturatieplatform, Peppol.
Deze regelgeving kadert binnen een Europese wetgeving die de lidstaten oplegt om uiterlijk vanaf 1 januari 2030 elektronische facturatie te verplichten bij business-to-business relaties.
Voor wie?
De nieuwe wetgeving zal, zoals eerder gezegd, gelden voor alle btw-plichtige ondernemingen in Belgïe. De ondernemers zullen niet meer alleen facturen elektronisch moeten kunnen versturen, maar ook elektronisch moeten kunnen ontvangen.
Enige uitzondering wordt gemaakt voor ondernemingen die enkel en alleen leveren aan particulieren. Deze specifieke groep van ondernemers moet zich organiseren opdat zij elektronische facturen van hun leveranciers kunnen ontvangen, maar hoeft de facturen zelf niet elektronisch te kunnen versturen.
Elektronische facturatie en Peppol
E-facturatie of elektronische facturatie is een algemene term die verwijst naar het elektronisch versturen van facturen. Een elektronische factuur wordt opgemaakt in een gestructureerd elektronisch formaat en kan automatisch worden verstuurd van het ene softwaresysteem naar het andere zonder menselijke tussenkomst. Voorbeelden hiervan zijn UBL- of XML-documenten.
De Belgische overheid legt bij deze boekhoudautomatisering en digitale transformatie een verplichte samenwerking met Peppol op. Peppol is een gesloten netwerk voor het uitwisselen van elektronische documenten, zoals facturen, aanmaningen en rapporten. Het beoogde doel is om het purchase to pay-proces tussen openbare instanties en leveranciers te vereenvoudigen. Voor sommige ondernemers zal deze naam al bekend in de oren klinken, aangezien Peppol in België al gebruikt wordt bij business to government-relaties.
Het Peppol-netwerk is opgebouwd uit drie belangrijke pijlers: een centraal adresboek, een Acces Point en het UBL-formaat. In het centraal adresboek kunt u wereldwijd de identificatiegegevens en het Acces Point van alle bedrijven die aangesloten zijn aan het Peppol-netwerk terugvinden. Belgische bedrijven zullen worden ingeschreven met hun ondernemings- en/of BTW-nummer. Om toegang te hebben tot dit beveiligde netwerk heb je een Acces Point nodig. U kunt dit het best vergelijken met een telefoonmaatschappij die ervoor zorgt dat u toegang hebt tot het mobiele telefoonnetwerk. Zonder dit Acces Point kunt u geen facturen verzenden en/of ontvangen.
Een factuur in portable document format (PDF) —wat wel een digitale factuur, maar geen elektronische factuur in UBL-formaat is —zal dus niet langer volstaan. Net zoals een facturatieprogramma die als Acces Point aangesloten is op het Peppol-netwerk om facturen te verzenden, ook niet meer zal volstaan. U zal ook een Acces Point moeten hebben om facturen te kunnen ontvangen.
DKF-Connect
DKF Fiduciaire heeft ervoor gekozen om een nieuw boekhoudpakket in gebruik te nemen dat perfect aansluit bij deze digitale transformatie, namelijk Horus. Dit is een Belgisch en volledig Peppol-compatibel programma. De oprichters hebben jarenlange ervaring opgebouwd bij onder andere Cubic, Winbooks en BOB. Al uw dossiers en documenten die bij een van onze medewerkers boekhoudkundig worden verwerkt, zullen in de loop van 2025 stapsgewijs overgezet worden naar deze nieuwe software.
Om deze overschakeling helemaal vlot te laten verlopen, zal er ook een nieuw digitaal aanleverplatform aangeboden worden aan onze klanten: DKF-Connect. DKF-Connect is een Peppol-compatibel platform ontwikkeld voor DKF Fiduciaire en werd volledig afgestemd op de wetgevingen die de Belgische overheid recent oplegde. Met behulp van dit platform zal u facturen kunnen versturen en ontvangen via het Peppol-netwerk. Daarnaast is het platform in directe lijn verbonden met het boekhoudprogramma Horus. Op deze manier zijn alle facturen die u als ondernemer ontvangt en verstuurt onmiddellijk zichtbaar voor onze medewerkers. Hierdoor hoeft u deze documenten dus niet nog eens apart aan ons te bezorgen.
Indien gewenst kan u via DKF-Connect ook betalingen en/of aanmaningen versturen en ontvangen, cijfergegevens consulteren, alsook diverse rapporten raadplegen. Daarenboven zal u uw openstaande klanten en leveranciers kunnen opvolgen op basis van gegevens die overeenstemmen met de situatie in de boekhouding van uw onderneming. U zal dit dus niet meer afzonderlijk hoeven te doen. Ook zal er een bibliotheek (een centrale opslagplaats van al uw documenten) aangemaakt worden, waarin documenten toegevoegd en uitgewisseld kunnen worden opdat u deze makkelijk kan delen met derden. Denk hierbij aan uw bankier in verband met een kredietaanvraag. Tot slot zal u via dit platform ook eenvoudig, direct en snel kunnen communiceren met uw dossierbeheerder.
DKF-connect zal kunnen worden aangeschaft via verschillende abonnementformules, die je via deze link kan raadplegen.
Levert u op vandaag al uw facturen (automatisch en elektronisch) aan via een digitaal aanleverplatform zoals MyDKF, Billit, Billtobox, Furoo of dergelijke? Geen probleem. De huidige werkwijze blijft behouden. U wordt niet verplicht om over te stappen.
Geeft u eerder de voorkeur aan een ander CRM-pakket dat voor uw onderneming meer geschikt is? Bespreek dit zeker met uw dossierbeheerder. Onze medewerkers bekijken graag samen met u hoe we HORUS het best kunnen connecteren met uw systeem.
Voordelen
Allereerst zal de automatisering ervoor zorgen dat u als ondernemer efficiënter (snel en eenvoudig) en nauwkeuriger (door de vermindering van menselijke fouten) kan werken.
Deze boekhoudkundige digitalisering verkleint ook aanzienlijk de kans dat facturen verloren raken en op dubbele facturen. Vanaf het moment dat de factuur wordt verstuurd via het Peppol-netwerk, is deze namelijk ook onmiddellijk beschikbaar voor de ontvanger op zijn of haar platform. Door de aangemaakte en ontvangen documenten te centraliseren op eenzelfde platform, zal ook de versnippering met betrekking tot de aanvoer van facturen — dit kon tot op heden namelijk via allerlei platformen, e-mail of zelfs nog per post —verdwijnen. Daarbij aansluitend kunt u natuurlijk ook de print- en eventuele verzendkosten schrappen uit uw kosten.
Daarnaast hebben meerdere studies reeds aangetoond dat elektronisch verstuurde facturen sneller betaald zouden worden dan facturen die via e-mail of per post worden verstuurd.
Tot slot voorziet de overheid enkele fiscale ondersteuningsmaatregelen als tegemoetkoming voor de kosten die de onderneming mogelijks moet maken:
| - | Een verhoogde investeringsaftrek van 20% met betrekking tot digitale investeringen vanaf 1 januari 2025 | |
| - | Een verhoogde kostenaftrek van 120% in de belastbare tijdperken 2024, 2025, 2026 en 2027 voor kleine KMO’s en zelfstandigen met betrekking tot abonnementsformules van facturatiepakketten |
Webinar
Om u nog beter wegwijs te maken in deze digitale transformatie organiseren wij bij DKF Fiduciaire ook een webinar waarin wij de werking van Peppol en het digitaal aanleverplatform DKF-Connect uitgebreid toelichten. Via onderstaande knop schrijft u zich in voor een webinar op een moment naar keuze.
Voor vragen kan u steeds terecht bij onze FAQ-pagina.
Wenst u graag nog extra informatie of bent u niet in de mogelijkheid om een webinar te volgen, aarzel niet om uw dossierbeheerder te contacteren. Wij helpen u graag verder!
Tarieven
De tarieven van DKF-Connect vindt u hier.