DKF - Conditions génèrales
I. Champ d’application
Sauf accord écrit contraire, les présentes conditions générales s’appliquent à toutes les relations professionnelles entre le praticien professionnel (ci-après DKF) et le client. En cas de contradictions entre le contenu des présentes conditions générales et la lettre de mission, la lettre de mission l’emporte.
Les présentes conditions générales s’appliquent également lorsque DKF n’a pas encore reçu de lettre de mission signée du client.
II. Conclusion du contrat
Le contrat est conclu au premier des moments suivants :
- le moment où DKF reçoit la lettre de mission signée par le client et la cosigne, ou ;
- le moment où DKF démarre l’exécution de la mission.
Les contrats sont conclus par l’organe compétent de la société DKF ou par un mandataire désigné par cet organe.
III. Durée et résiliation du contrat
III.1. Missions récurrentes
III.1.1. Définition
Une mission qui consiste de prestations successives de même nature.
III.1.2. Durée et fin
Un contrat pour missions récurrentes est conclu pour une durée indéterminée.
Les deux parties peuvent à tout moment résilier le contrat par lettre recommandée en respectant :
- un délai de préavis de trois mois, à compter du troisième jour ouvrable suivant la date d’envoi, ou ;
- une indemnité de rupture à concurrence de 25 % des honoraires correspondant aux prestations normalement fournies par DKF concernant un exercice ou une année civile complets.
Pendant le délai de préavis, les clauses contractuelles de la lettre de mission ainsi que celles des présentes conditions générales restent intégralement en vigueur. Un contrat séparé peut être conclu pour des prestations qui seront fournies après la fin du contrat, mais qui se rapportent à la période pendant laquelle le contrat était encore en vigueur.
III.2. Missions non récurrentes
III.2.1. Définition
Des missions qui ne relèvent pas de la définition prévue sous III.1.1.
III.2.2. Durée et fin
Sauf preuve contraire, un contrat concernant une mission non récurrente est conclu pour une durée déterminée.
Il se termine par l’exécution de la mission et, le cas échéant, par la fourniture des prestations convenues. En application de l’article 1794 du Code civil, et éventuellement, par dérogation à l’article 2004 du Code civil, il est loisible au client de résilier le contrat anticipativement moyennant paiement à DKF :
- des frais et honoraires correspondant aux activités déjà réalisées, et ;
- de tout ce que DKF aurait pu gagner en cas d’exécution de la mission.
Cette indemnité est calculée sur une base réelle, avec au minimum 25 % des honoraires qui auraient été dus en cas d’exécution intégrale de la mission.
III.3. Expédition
Après l’expiration du contrat, tous les livres et documents appartenant au client sont mis à la disposition de celui-ci ou de son préposé dans les bureaux de DKF.
IV. Résiliation sur-le-champ
IV.1.
DKF peut en tout cas mettre fin au contrat à tout moment, sans délai de préavis et sans indemnisation, s’il s’avère qu’il y a des motifs qui rendent impossible la continuation de la collaboration professionnelle, tels que :
- circonstances qui compromettent l’indépendance de DKF ;
- circonstances qui rendent impossible l’exécution de la mission conformément aux normes professionnelles et déontologiques ;
- le(s) manquement(s) manifeste(s) du client à l’égard de ses propres obligations telles que décrites dans les présentes conditions générales (entre autres VI.3. et VII.3.) et dans la lettre de mission.
Les motifs qui justifient la résiliation sur-le-champ du contrat doivent être communiqués au client. En fonction des circonstances, DKF peut faire précéder sa décision d’un avertissement ou d’une sommation dans les 10 jours qui suivent l’incident.
Lorsqu’elle résilie le contrat, DKF rappelle au client les actes juridiques qui doivent être accomplis d’urgence et nécessairement pour garantir ses droits, et dont elle avait été chargée.
IV.2.
En cas de liquidation, faillite ou déconfiture financière du client, le contrat est dissout de plein droit.
IV.3.
Le client peut à tout moment, sans devoir respecter un délai de préavis et sans paiement d’une indemnité, résilier le contrat si, après l’expiration d'un délai de 10 jours après avoir été sommé par écrit à cet effet, DKF reste toujours manifestement en défaut de remplir ses propres obligations telles que décrites dans les présentes conditions générales (VI.2.) et, le cas échéant, dans la lettre de mission.
Le remplacement du responsable pour l’exécution de la mission ne peut en aucun cas être invoqué par le client comme fondement juridique pour une telle résiliation du contrat.
V. Suspension de l'exécution des obligations
En cas de non-respect, ou d’exécution incorrecte ou tardive par le client de son (ses) obligation(s), par exemple en cas de non-paiement des honoraires ou avance(s) conformément à VII., il sera loisible à DKF, sans préjudice de l’éventuelle application de IV., de suspendre ou de reporter l’exécution de ses obligations de plein droit et sans mise en demeure, jusqu’à ce que le client ait rempli ses obligations. Le cas échéant, DKF en informera le client par écrit. DKF a en tout cas droit au paiement des travaux déjà réalisés ainsi que de tous frais résultant de la suspension. DKF ne peut être tenue responsable des conséquences de la suspension susmentionnée.
La suspension ou le report de l’exécution des obligations par DKF n’affecte pas le droit de DKF de résilier le contrat sur-le-champ dans les cas tels que prévus dans l’article IV. des présentes conditions générales.
VI. Droits et obligations des parties
VI.1. Droits et obligations des parties
Toute information (tant les données à caractère personnel que les informations sur l’entreprise) fournie par l’une des deux parties pendant ou en conséquence de l’exécution de la mission accordée à DKF, sera traitée de manière strictement confidentielle et, sauf dans le cadre de l’exercice normal de la mission ou en application des obligations légales, ne sera pas communiquée à des tiers sans l’accord écrit préalable et exprès de l’autre partie. Cela vaut également pour les offres en préparation de missions et pour les rapports résultant de leur exécution.
VI.2. Droits et obligations de DKF
DKF réalise les missions qui lui sont confiées avec les soins requis et en toute indépendance, en vertu d’une obligation de moyens. Elle veille à ce que les services prestés soient fournis conformément aux normes professionnelles déontologiques et autres de l’Institut, en tenant compte de la législation et de la réglementation pertinentes en vigueur au moment de l’exécution du contrat.
DKF ne peut en aucun cas être tenue responsable des conséquences d’éventuelles futures modifications – le cas échéant avec un effet rétroactif – de ces dispositions réglementaires légales. DKF n’est pas non plus responsable des conséquences d’éventuels manquements, fautes ou infractions qui auraient été commis avant ou après son intervention. Sauf clause contraire, l’exécution de la mission ne vise pas spécifiquement la découverte d’une éventuelle fraude. Sauf clause contraire, DKF n’est pas tenue de vérifier l’exactitude ou l’exhaustivité de l’information qui lui est transmise par le client ou par son (ses) préposé(s), ni la fiabilité des actes, contrats, inventaires, factures et documents justificatifs quelconques qui lui sont confiés ou présentés par le client comme étant des pièces probantes ou comme étant des pièces devant servir en tant que tel.
DKF peut se faire assister par des collaborateurs ou experts de son choix et peut faire exécuter les missions résultant du contrat entièrement ou partiellement par un (des) préposé(s) ou expert(s).
Il est loisible à DKF de mettre l’information et les pièces qu’elle reçoit du client à la disposition de ces prestataires de services ou d’experts tiers.
La réparation de dommages causés par le non-respect d’une obligation contractuelle par DKF ou d’une personne auxiliaire de DKF donne uniquement lieu à une action en responsabilité contractuelle contre DKF, dans les limites légales. Aucune action en responsabilité extracontractuelle ne peut être introduite contre DKF, son personnel, ses administrateurs et autres préposés ou sous-traitants, même si la cause du dommage peut également être considérée comme une faute.
Conformément à l'article 33 de la loi du 22 avril 1999 relative aux professions comptables et fiscales, DKF a fait assurer sa responsabilité civile par une police approuvée par le Conseil de l’Institut des Experts comptables et des Conseils fiscaux. Le client juge cette assurance de DKF suffisante et accepte que l’indemnisation des dommages qu’il subit en conséquence d’une faute professionnelle (même grave) de DKF et/ou ses préposés soit limitée au montant pour lequel DKF est assuré. Cette limitation ne s’applique pas en cas de dol.
Si l’assureur responsabilité civile professionnelle ne couvre pas le dommage, sans qu’il y ait faute de DKF et/ou de ses préposés, la responsabilité de DKF et de ses préposés, tant contractuelle qu’extracontractuelle, est limitée en principal, frais et intérêts au montant hors TVA qui a été porté en compte dans le dossier dans lequel la responsabilité est retenue, et à défaut d’un tel dossier à 7.500,00 € maximum par sinistre. Ces limitations s’appliquent également à toutes les prétentions du chef de l’exécution de la mission qui seraient dirigées contre toutes les personnes, tous les associés, administrateurs et/ou collaborateurs indépendants ayant la qualité d’assuré au sens du contrat d’assurance concerné.
DKF ne peut sous aucun prétexte être tenue responsable de dommages indirects, dommages consécutifs, pertes de jouissance ou manques à gagner subis par le client ou par des tiers.
Sans préjudice de ce qui précède, DKF n’est pas responsable d’éventuels manquements de tiers auxquels elle fait appel dans le cadre de la prestation de leurs services, si ordre leur a été donné au nom et pour le compte du client. Dans un tel cas, DKF ne peut donc pas être tenue solidairement ou indivisiblement responsable avec un tel tiers de payer une quelconque indemnisation au client.
S’il s’avère que deux sinistres ou plus résultent de la même faute commise par DKF, ils seront considérés comme un seul cas de responsabilité, et la responsabilité de DKF sera par conséquent limitée au montant de responsabilité le plus élevé applicable aux missions ou contrats concernés.
Sauf disposition légale contraire, toute demande contre DKF basée sur le présent contrat ou concernant celui-ci ne pourra être valablement introduite que dans un délai de trois ans à partir de l’acte ou le défaut invoqué contre DKF.
Bien que DKF fasse des efforts raisonnables pour protéger ses e-mails et leurs annexes contre des virus ou d’autres défauts susceptibles d’affecter les ordinateurs ou un système informatique, le client reste tenu de veiller à ce que des mesures adéquates existent afin de protéger les ordinateurs et le système informatique du client contre de tels virus ou défauts. DKF décline toute responsabilité du chef d’une quelconque perte ou d’un quelconque dommage résultant de la réception ou de l’utilisation de communication électronique provenant de DKF.
DKF et son (ses) mandaté(s) ou préposé(s) sont tenus au secret professionnel, conformément à l'article 58 de la Loi du 22 avril 1999 relative aux professions comptables et fiscales et l’article 32 de l’AR du premier mars 1998 fixant le règlement de déontologie des experts-comptables, sous réserve d’application des dispositions de la législation et de la réglementation relative à la prévention de l'utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et des obligations en vertu de la législation sur la continuité des entreprises qui oblige DKF à prêter attention à d’éventuels faits indiquant que la continuité de votre entreprise est compromise.
Conformément au droit commun, la responsabilité de DKF peut uniquement être mise en cause pour des missions dont il est démontré qu’elle les a acceptées.
VI.3. Droits et obligations du client
Le client s’engage :
- à mettre en temps utile à la disposition de DKF tous les documents, données et informations nécessaires pour l'exécution de la mission ;
- à accomplir les activités qui lui incombent éventuellement en vertu de la lettre de mission ;
- à communiquer à DKF toute donnée, tout événement ou toute évolution qui pourrait avoir une influence quelconque sur l’exécution de la mission ;
- si DKF le demande, à confirmer par écrit que les documents, renseignements et explications fournis sont corrects et complets ; DKF n’est pas chargée d’un examen de la sincérité ou de l'exhaustivité des pièces mises à sa disposition ;
- à vérifier si les documents et états fournis par DKF correspondent à ses attentes et aux informations qu’il a fournies, et si cela n’est pas le cas, d’en informer DKF sur-le-champ dans les huit jours de la réception, à défaut de quoi il sera supposé que les prestations fournies ont été approuvées par le client.
Lorsque le client utilise ou fournit à DKF des informations ou de la documentation de tiers, le client veillera à obtenir de ces tiers les autorisations nécessaires devant permettre à DKF de prester les services. Le client est responsable des relations avec ces tiers, de la qualité de leur contribution et de leur travail ainsi que du paiement de leurs honoraires. Sauf dispositions contraires de la loi, des règles propres à la profession ou de la lettre de mission, DKF ne vérifiera pas l’exactitude des informations ou de la documentation qui lui sont fournies par un tel tiers.
Au cas où le client omettrait de fournir à DKF les informations et les explications pertinentes nécessaires pour la bonne exécution de sa mission, cela pourrait mener à l’impossibilité de prester ou de finaliser les services, ou cela pourrait mener à la formulation de réserves dans tout rapport que DKF doit établir en vertu du contrat. En dernière instance et sauf disposition légale ou règles professionnelles contraires, DKF a le droit d’interrompre la prestation de services sans notification préalable, ou de résilier ou suspendre le contrat avec effet immédiat.
VI.4. Interdiction de débauchage
Le client et DKF s’obligent expressément à ne pas engager directement ou indirectement, pendant toute la durée du contrat, ainsi que pendant une période de 12 mois après sa fin, quelle qu’en soit la raison, un membre du personnel ou un collaborateur indépendant de l’autre partie, impliqué dans l’exécution du contrat, ou à lui faire effectuer directement ou indirectement (par exemple via une personne morale) des travaux qui n’entrent pas dans le cadre d’un contrat entre le client et DKF, sauf accord écrit préalable de l’autre partie.
Toute infraction à cette interdiction donnera lieu à une indemnité forfaitaire unique d'un montant égal à la rémunération brute totale du membre du personnel débauché pendant la période de 6 mois précédant le débauchage, sans préjudice du droit de DKF de prouver et de réclamer le surplus de dommages subis.
VI.5. Protection des données
En vue de la prestation de ses services, DKF traite des données à caractère personnel. Pour l’application du présent article, il est renvoyé aux définitions et aux interprétations d'une part de la législation européenne applicable concernant la protection de données à caractère personnel (dont le règlement RGPD) et d'autre part à la législation nationale applicable concernant la protection des données à caractère personnel, ci-après dénommés ensemble « la législation sur la protection des données ».
Le client confirme que les données à caractère personnel qu’il transmet à DKF dans le cadre de la mission sont traitées conformément à la législation sur la protection des données en vigueur. Sauf accord contraire exprès, DKF agit en tant que responsable du traitement. DKF traite les données à caractère personnel en tant que responsable du traitement conformément à la mission ou conformément à une obligation légale.
DKF prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel contre le traitement non autorisé ou illicite, contre la perte, la destruction, l’altération ou les dégâts d’origine accidentelle de données à caractère personnel, en application de la législation sur la protection des données en vigueur.
Par la signature du présent contrat, le client reconnaît expressément qu’il a pu prendre connaissance de la déclaration relative au respect de la vie privée de DKF dont la version la plus récente peut être consultée sur son site web.
VII. Honoraires
VII.1. Frais et honoraires
Les frais et honoraires sont fixés conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur s’appliquant à DKF et prévues dans la lettre de mission, dont les présentes conditions générales font partie intégrante.
Les frais et honoraires sont dus au fur et à mesure que les travaux au profit du client sont accomplis, même si la mission n’est pas nécessairement terminée.
Sauf mandat écrit dérogatoire, les collaborateurs de DKF ne sont pas habilités à encaisser des honoraires.
En cas de manquement non grave, les prix et indemnités normaux restent en vigueur, sans que le client ne puisse exiger une réduction de prix à DKF.
Il est loisible à DKF d’adapter périodiquement les tarifs convenus en fonction de modifications significatives de sa structure de coûts telles que, mais non limitées à des modifications des charges salariales.
VII.2. Frais à l’égard de tiers
Les frais spécifiques contractés directement auprès de tiers et qui sont nécessaires à l’exécution de nos missions ne sont jamais compris dans les honoraires et seront facturés en plus. À la demande du client, les documents justificatifs des frais exposés pour son compte lui seront présentés.
VII.3. Conditions de paiement
Les factures et/ou états d'honoraires sont payables au comptant à l’échéance indiquée, à l’adresse du siège social de DKF sur le compte bancaire indiqué par DKF.
Des paiements tardifs donnent lieu de plein droit et sans qu’une mise en demeure ne soit requise :
- au paiement d’un intérêt au taux d’intérêt légal en application de l'article 5 de la Loi concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales du 2 août 2002 ; et
- au paiement d’une indemnité forfaitaire égale à 10 % des montants impayés avec un minimum de 250,00 €.
En cas de non-paiement d’une facture déterminée à l'échéance, si le client est admis à une procédure d’insolvabilité ou si les créanciers du client sont en concours, le solde dû de toutes autres factures est exigible de plein droit et sans mise en demeure, même celui des factures non encore échues et même si des facilités de paiement ont été accordées auparavant.
Il est loisible à DKF de suspendre l’exécution de ses services sans mise en demeure préalable sous pli recommandé en cas de non-paiement ou de tout autre manquement du client, moyennant notification au client. Tous les frais et charges résultant de la suspension sont à la charge du client.
Dans toutes les circonstances, DKF a droit au paiement des honoraires et des frais relatifs aux travaux déjà réalisés.
VII.4. Avances
DKF peut demander une ou plusieurs avances. Ces avances sont ensuite déduites de l’état final des frais et honoraires.
VII.5. Contestation de l’état des frais et honoraires
Toutes contestations de frais et honoraires doivent être formulées à DKF de manière motivée et sous pli recommandé dans un délai de 21 jours civils à compter de la date de la facture, à défaut de quoi le client sera censé être d’accord avec les prestations facturées.
VII.6. Gage
Le client donne en gage en faveur de DKF tous les biens corporels et incorporels actuels et futurs appartenant à son entreprise, sans égard à la nature des activités actuelles et futures, quel que soit le lieu où ces activités sont exercées actuellement ou à l'avenir, et, dans le cas de biens corporels, que ceux-ci se trouvent chez le constituant de gage ou chez un tiers, dont DKF. Ce gage garantit le remboursement à DKF, à quelque titre que ce soit, de tous les montants dus en conséquence de la livraison de marchandises ou de la prestation de services au client. Le gage est à durée indéterminée, et ne peut être résilié que par lettre recommandée avec accusé de réception et moyennant le respect d’un préavis de six mois. La résiliation n'a d'effet que pour l’avenir et aura pour conséquence que le gage constitué par les présentes ne couvrira plus que les créances garanties qui existent à l'expiration du délai de préavis, même si elles ne seront exigibles qu'à une date ultérieure.
En cas d’enregistrement du gage dans le registre des gages, DKF a le droit de porter en compte au client le prix de l’enregistrement ainsi que des frais d'administration forfaitaires de 40,00 EUR. En cas de non-exécution du client, il est loisible au créancier gagiste de réaliser le gage ; il choisit librement le mode de réalisation.
VIII. Droits de propriété intellectuelle
Tous les rapports et documents résultant de la mission restent la propriété intellectuelle de DKF. Sauf dérogation écrite et expresse, ces rapports et documents ne pourront être utilisés par le client qu’après le complet paiement de tous les honoraires et frais liés à l’exécution de la mission confiée à DKF et dans les limites de la mission spécifique pour laquelle ils ont été établis. DKF peut utiliser les données fournies par le client pour du benchmarking et/ou des analyses internes.
IX. Force majeure
Aucune partie ne sera responsable à l’égard de l’ (des) autre(s) lorsque le non-respect de ses obligations est dû à des circonstances indépendantes de sa volonté raisonnable, y compris tout avis, tout avertissement ou toute interdiction émanant d’une quelconque autorité compétente locale, nationale, étrangère ou supranationale, ou résultant d’une nouvelle politique d’une des parties concernant par exemple les voyages dans des pays ou régions déterminés. Il sera loisible à chaque partie, si les circonstances qui empêchent une partie d’exercer ses obligations pendant une période ininterrompue de 30 jours persistent, de résilier le contrat moyennant la notification écrite d’un préavis de 15 jours, à tout moment après l’expiration de cette période de 30 jours.
X. Nullité
La nullité, l’invalidité ou le caractère non exécutoire d’une ou de plusieurs dispositions des présentes conditions générales ou de tout contrat régissant le rapport juridique entre les parties, n’affectera aucunement la validité et le caractère contraignant des autres dispositions de ces contrats. Dans ce cas, les parties se concerteront pour remplacer ces dispositions par des dispositions dont le contenu et la portée s’approchent le plus possible de la disposition nulle, invalide ou non exécutoire compte tenu de l’intention des parties.
XI. Convention intégrale
Le contrat représente l’accord intégral entre les parties concernant les transactions qui y sont envisagées et remplace tous accords oraux et écrits précédents y afférents, à moins que les parties n’aient expressément dérogé par écrit à une version antérieure de ce contrat. Dans ce cas, ces dérogations convenues par écrit restent intégralement applicables, à moins qu’elles ne soient contraires à la législation en vigueur.
XII. Droit applicable et règlement de litiges
L’interprétation et l’exécution du contrat sont régies par le droit belge.
Tout litige, de quelque nature qu’il soit, relève de la compétence des tribunaux et des cours de l’arrondissement où le siège de DKF est établi.